Allgemeine Informationen zu xRechnung und ZUGFeRD finden Sie hier.
Die Rechnung und die zugehörigen ZUGFeRD-Daten werden auf unterschiedlichen Wegen erzeugt. Sie dienen dazu, die in ein einheitliches Format für Behörden und öffentliche Einrichtungen zu bringen, damit diese die Rechnung elektronisch verarbeiten können.
Das Verfahren ist gesetzlich vorgeschrieben und seit dem 27.11.2020 verpflichtend.
Beide Formate bauen auf der Norm EN 16931 auf.
Der Unterschied ist, dass XRechnung ein „nicht menschenlesbares Dokument“ ist und es aktuell (Stand Oktober 2020) nur von deutschen Behörden benötigt wird.
ZUGFeRD hingegen ist ein menschenlesbares Format in Form einer PDF-Datei, die jederzeit gedruckt werden kann. Im Vergleich zur normalen PDF-Datei sind in diesem speziellen PDF aber die „nicht menschenlesbaren Daten“ integriert und können somit auch von elektronischen Aufzeichnungssystemen verarbeitet werden.
Da sich beide Formate in Details unterscheiden, kann einer deutschen Behörde keine ZUGFeRD PDF-Datei zur Rechnungsstellung übergeben werden!
ZUGFeRD in LiBraS aktivieren
Um sicherzustellen, dass jede Rechnung, die als PDF erstellt wird, auch die ZUGFeRD-Daten enthält, müssen Sie eine entsprechende Option in LiBraS aktivieren. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:
Schritt 1: ZUGFeRD-Daten aktivieren
- Navigieren Sie in LiBraS zu Basisdaten -> Formulardruck -> Formulargestaltung.
- In der Rubrik Rechnung -> 1. Vorlage -> Formatdatei setzen Sie einen Haken bei ZUGFeRD-Daten erzeugen.
- Schließen Sie anschließend das Fenster.
Öffnen Sie nun in LiBraS die Rechnung, wechseln in den Reiter „Positionen“ und gehen nun auf Drucken -> PDF oder PDF per Email (setzt einen funktionierenden E-Mail-Client voraus, optimal SMTP Client von LiBraS).
Wie erzeuge ich eine XRechnung?
Damit eine XRechnung erzeugt werden kann, müssen gewisse Pflichtfelder ausgefüllt werden:
Sachbearbeiter und Leitweg ID
Den Sachbearbeiter und die Leitweg-ID müssen Sie im Reiter „Rechnungen/ZUGFred“
Die Leitweg-ID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers und ist somit unumgänglich.
Hinweis:
Um Rundungsdifferenzen bei der Erstellung und dem Versand einer XRechnung zu vermeiden, aktivieren Sie bitte das Feld „Vorgang wird als XRechnung versendet“.
Telefon und E-Mail
Die Telefonnummer und E-Mail Adresse wird primär vom ausgewählten Sachbearbeiter bezogen. Wenn hier keine Telefonnummer und E-Mail Adresse eingetragen ist, werden diese Daten aus den Firmendaten (Basisinformationen in LiBraS) bezogen.
Wie Sie Daten in den eigenen Firmendaten eintragen können, finden Sie hier.
Wenn Sie die Daten beim Mitarbeiter festlegen wollen, gehen klicken Sie im LiBraS auf Basisdaten -> Adressen -> Personal.
Suchen Sie jetzt den Mitarbeiter heraus und bearbeiten wie gewohnt die Adresse und ergänzen die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse.
Nachdem alle erforderlichen Pflichtfelder eingetragen wurden, gehen Sie im Rechnungsprogramm unter den Reiter „xRechnungen /ZUGFeRD“
Anschließend können Sie entscheiden, ob die XRechung per E-Mail versenden werden, soll oder ob Sie nur die Datei erzeugen möchten.
Aktuelle Schwierigkeiten und Besonderheiten
Aufgrund der aktuellen technischen Gegebenheiten kann es bei der Ausgabe der XRechnung zu Rundungsdifferenzen kommen.
Dieses Problem ist dem IT-Planungsrat für Bund und Länder bekannt. Eine Lösung obliegt in deren Umsetzung.