Allgemeine Informationen zu xRechnung und ZUGFeRD finden Sie hier.
XRechnung und ZUGFeRD Daten werden auf unterschiedliche Wege erzeugt und dienen dazu eine Rechnung in ein einheitliches Format für Behörden und öffentliche Einrichtungen zu bringen damit diese die Rechnung elektronisch verarbeiten können.
Das Verfahren ist vom Gesetzgeber vorgegeben und ist verpflichtend ab 27.11.2020.
Beide Formate bauen auf der Norm EN 16931 auf.
Der Unterschied ist, dass XRechnung ein „nicht menschenlesbares Dokument“ ist und das es aktuell (Stand Oktober 2020) nur von deutschen Behörden benötigt wird.
ZUGFeRD hingegen ist ein menschenlesbares Format in Form einer PDF Datei, die jederzeit gedruckt werden kann. Im Vergleich zur normalen PDF Datei sind in dieser speziellen PDF aber die „nicht menschenlesbaren Daten“ integriert und können somit auch von elektronischen Aufzeichnungssystemen verarbeitet werden.
Da sich beide Formate in Details unterscheiden, kann einer deutschen Behörde keine ZUGFeRD PDF Datei zur Rechnungsstellung übergeben werden!
Wie aktiviere ich ZUGFeRD in LiBraS?
Wenn sie möchten, das jede Rechnung die als PDF Datei erzeugt wird auch die ZUGFeRD Daten beinhaltet, muss eine Option aktiviert werden.
Dazu gehen Sie bitte in LiBraS auf Basisdaten -> Formulardruck -> Formulargestaltung und aktivieren dort in der Rubrik Rechnung -> 1. Vorlage -> Formatdatei den Haken „ZUGFeRD Daten erzeugen“.
Schließen Sie anschließend die Maske.
Öffnen Sie nun in LiBraS die Rechnung, wechseln in den Reiter Positionen und gehen nun auf Drucken -> PDF oder PDF per Email (setzt einen funktionierenden Email-Client voraus, Optimal SMTP Client von LiBraS).
Wie erzeuge ich eine XRechnung?
Damit eine XRechnung erzeugt werden kann, müssen gewisse Pflichtfelder ausgefüllt werden:
Sachbearbeiter und Leitweg ID
Den Sachbearbeiter und die Leitweg ID müssen Sie in den Grunddaten der Rechnung im Reiter „Kst/Sonst.“ eintragen.
Die Leitweg-ID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers und ist somit unumgänglich.
Telefon und E-Mail
Die Telefonnummer und E-Mail Adresse wird primär vom ausgewählten Sachbearbeiter bezogen. Wenn hier keine Telefonnummer und E-Mail Adresse eingetragen ist, werden diese Daten aus den Firmendaten (Basisinformationen in LiBraS) bezogen.
Wie Sie Daten in den eigenen Firmendaten eintragen können, finden Sie hier.
Wenn Sie die Daten beim Mitarbeiter festlegen wollen gehen klicken Sie im LiBraS auf Basisdaten -> Adressen -> Personal.
Suchen Sie nun den Mitarbeiter heraus und bearbeiten wie gewohnt die Adresse und ergänzen die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse.
Nachdem alle erforderlichen Pflichtfelder eingetragen wurden, können Sie im Rechnungsprogamm unter Positionen, über die Schaltfläche „Drucken“ den Punkt „XRechnung erzeugen“ auswählen um eine XRechnung zu erzeugen.
Anschließend können Sie entscheiden, ob die XRechung per E-Mail versenden werden soll oder ob Sie nur die Datei erzeugen möchten.
Aktuelle Schwierigkeiten und Besonderheiten
Aufgrund der aktuellen technischen Gegebenheiten kann es bei der Ausgabe der XRechnung zu Rundungsdifferenzen kommen.
Dieses Problem ist dem IT-Planungsrat für Bund und Länder bekannt. Eine Lösung obliegt in deren Umsetzung.