Inventur mit LiBraS

Grundwissen zur Inventur mit LiBraS:

Da immer wieder „Was passiert wenn…“-Fragen aufkommen hier einige Grundinformationen vorab:

die Inventur speichert ständig. Wenn LiBraS also mal zugemacht oder sogar die Rechner heruntergefahren werden, ist das überhaupt nicht schlimm. Alle Bereits in LiBraS hinterlegten Inventurdaten sind in dem Moment dauerhaft gespeichert, in dem Sie dort eingetragen worden sind!
Jeder LiBraS Arbeitsplatz kann zur Inventuraufnahme verwendet werden
Sie können während der Inventur im Sortiment recherchieren.
Sie können während der Inventur unter Sortiment -> Bestandsänderungen -> jederzeit die Buchungshistorie einsehen.
Was Sie NICHT machen sollten, ist dort eine Bestandskorrektur vorzunehmen!

1. Start / Einstellungen

Basisdaten → Sortiment→ Sonderdienste→ Inventurdaten erfassen

Schritt 1: Leitfaden durchlesen

Sie sollten sich diesen Leitfaden aufmerksam durchlesen, indem Sie auf den „Hilfe – Link“ klicken, um die einzelnen Funktionen des Programms besser zu verstehen und um einen reibungslosen und von Fehlern befreiten Ablauf zu gewährleisten.

Schritt 2: Datenbank sichern

Es ist außerordentlich wichtig, die Datenbank vor jeder Inventur zu sichern. Komplikationen oder Fehler während der Inventur führen so nicht zum kompletten Verlust der Bestandsdaten. Die Funktion des Programms erledigt dies automatisch für Sie ohne großen Aufwand.

Schritt 3: Abholfach bereinigen

1. Klicken Sie auf den Knopf Abholfach anzeigen um das Abholfach zu öffnen.
In dem gelben Feld oben links können Sie nach Vorgängen zu bestimmten Kunden und Artikeln suchen.
Durch einen Klick auf die Knöpfe mit den 3 Punkten öffnet sich ein Suchmenü das Ihnen die Möglichkeit bietet Ihre Suche zu verfeinern. Rechts daneben können Sie noch einen Filter für den Reservierungsstatus einstellen. Zur Auswahl stehen alle, offene oder zugewiesene Reservierungen. Nach einem Klick auf Suchen wird die Suche anhand der festgelegten Parameter gestartet.

Suche löschen sorgt dafür, dass die Suchparameter wieder entfernt werden.

Die Knöpfe Reservier.nr./Lfd.Nr., ISBN/EAN, Kunde und Matchcode bieten Ihnen die Möglichkeit die angezeigten Datensätze zu sortieren.
Ein Klick auf Reservier.nr./Lfd.Nr. sorgt beispielweise dafür, dass die Reservierungen nach ihrer Reservier.nr./Lfd.Nr. sortiert angezeigt werden. Nach einem weiteren Klick darauf werden die Datensätze jetzt absteigend/aufsteigend angezeigt, immer das Gegenstück zur vorherigen Anordnung.
Der Vorgang ist bei den anderen Knöpfen identisch. Ein Rechtsklick auf einen Datensatz bietet je nach Status der Reservierung mehrere Möglichkeiten.

Bei einer zugewiesenen Reservierung können Sie etwa die Reservierung löschen oder den Artikel ins Lager buchen. Wenn Sie die Reservierung löschen wird der Artikel nicht vom Abholfach ins Lager gebucht.

Die Folge: Sie erhalten einen negativen Lagerbestand und können nicht mehr einsehen ob der Kunde den Artikel abgeholt hat oder nicht. Durch Buchen des Artikels ins Lager erhalten Sie einen korrekten Lagerbestand. Somit ist dies die saubere Variante. Im Formularfuß werden der gesamte VK, die Anzahlung sowie das Datum zur ausgewählten Reservierung angezeigt.

2. Klicken Sie auf den Button „Liste Abholfach“. Sie können nun mit Rechtsklick auf die Liste die Funktion „Drucken“ aufrufen. Nun löschen Sie die Reservierungen für die Artikel die nicht mehr im Abholfach sind mit Hilfe des Buttons: „Reservi. bearb.“ Den Artikel auswählen und die zugewiesene Menge auf 0 setzen. Das Abholfach ist nun bereinigt und die Liste kann nochmals gedruckt werden.

HINWEIS: Das Abholfach sollte auch außerhalb der Inventur in regelmäßigen Zeitabständen gepflegt und bereinigt werden.

Liste Abholfach

Durch den Button „Liste Abholfach“ , erscheint eine Liste aller Artikel im Abholfach.

Schritt 4: Inventur starten

VORSICHT: Dieser Vorgang darf nur ein einziges Mal an einem einzigen Rechner gestartet werden! Startet man die Inventur nochmals, sind alle bisher eingetragenen Inventurbestände gelöscht!

Wenn Sie einen Scanner von Lauer für die Inventur verwenden, können Sie mit einem Klick auf „Lager UGS erzeugen“ die benötigte Datei erzeugen. Diese wird benötigt, wenn der Lauer-Scanner beim Einscannen eines Artikels, der nicht im eigenen Sortiment vorhanden ist, piepen soll.

Falls sie keinen stationären Scanner besitzen und/oder einsetzen, „Inventur starten“, und fahren Sie bitte mit Schritt 7 fort.

Mit dem Klick auf „Inventur starten“ werden alle vorherigen Inventurbestände gelöscht und die aktuellen Lagerbestände werden gespeichert.

Schritt 5: Stationärer Scanner

5.1 Klicken sie auf den Reiter: „Inventur Bestandsaufnahme“

5.2 Gehen Sie in das Feld ISBN / EAN (unter dem Mengenfeld)

5.3 Erfassen Sie jetzt Ihre Bücher durch Scannen der ISBN Nummer. Sollte ein Titel keinen Strichcode haben, so geben Sie die ISBN Nummer bitte per Hand ein. Non Book Artikel können Sie entweder über das Feld „Matchcode“ oder über die Detailsuche suchen und somit werden auch diese Artikel hier erfasst. Über das Feld „Erfassung für Lagerort“ können Sie festlegen ob die Artikel für den Laden, das Abholfach oder das Lager erfasst werden sollen.

5.4 Natürlich können Sie auch Ihre soeben erfassten Artikel über die Buttons ISBN, Titel, Menge, Erfassung(Datum) je nach Belieben aufsteigend oder absteigend sortieren. Die Eingabefelder unter ISBN, Titel und Menge dienen dazu, zu ermitteln ob Sie einzelne Artikel bereits erfasst haben oder nicht.

5.5 Sollten Sie ohne einen tragbaren Scanner Ihre Inventur erfasst haben, können Sie nun mit Schritt 6 Ihre Datenbank sichern und Schritt 7 und 8 überspringen.

Inventur Zusatz Funktionen

Schritt 6 : Datenbank erneut sichern

Schritt 7: Scanner auslesen / Inventurdateien einlesen

Bei diesem Schritt gibt es verschiedene Varianten, die Sie durchführen können:

7.1: UGS-Datei einlesen, die vom Scanner direkt erzeugt wurde

Sollten Sie sich zusätzlich noch für den Einsatz eines tragbaren Scanners entschieden haben, nehmen Sie bitte die Bücher mit dem tragbaren Scanner auf. Eine detaillierte Anweisung liegt dem Lauer-Scanner bei.

Lesen Sie den Scanner wie in der Anleitung der Firma Lauer beschrieben aus. Verwenden Sie den tragbaren Scanner bereits zum Mal, sollten Sie das Verzeichnis C:\UGS sicherheitshalber löschen. Durch diesen Auslesevorgang wird auf Ihrer Festplatte im Verzeichnis C:\ugs eine Datei angelegt mit der Endung „.UGS“.
Klicken Sie jetzt auf den Schalter „UGS Einlesen“. Bei diesem Programmteil ist es sehr wichtig, dass Sie mit großer Sorgfalt agieren, da es ansonsten passieren kann, dass Sie Bestände doppelt einlesen. Klicken Sie auf den Schalter mit den 3 Punkten.
Wählen Sie dann das Verzeichnis „UGS“ auf der Lokalen Festplatte C:.
Jetzt bitte die UGS Datei auswählen und dann auf „Öffnen“ klicken. Setzen Sie einen Haken bei „gescannte Mengen verarbeiten“. Stellen Sie nun den Erfassungsort der Artikel ein. Erfassungsort Laden und Abholfach müssen getrennt übergeben werden, da die Abholfachdaten nicht ins Lager gebucht werden dürfen. Alle anderen Haken müssen nicht gesetzt werden.
Jetzt bitte einmal auf „Start“ klicken. Sollte die Frage kommen, ob Sie die Fehlerdatei löschen wollen, bitte mit JA bestätigen.

Ist das Einlesen beendet, fragt Sie LiBraS, ob die eingelesene UGS Datei jetzt gelöscht werden soll, dies bitte mit „Nein“ bestätigen. Haben Sie den Lauer-Scanner mehrmals ausgelesen sind auch mehrere UGS Dateien vorhanden. Beginnen Sie wieder mit der Dateiauswahl indem Sie auf den Schalter mit den 3 Punkten klicken und den o. g. Vorgang wiederholen. Sind alle UGS Dateien eingelesen, klicken Sie auf „Ok“.

7.2 den Scanner direkt auslesen

Klicken sie im Bereich: „Scanner direkt auslesen“ auf den Button: „Direkt auslesen“
Folgen Sie den Anweisung Ihres Scanners
Nach dem Einlesen werden Sie gefragt ob die erzeugte Datei verarbeitet werden soll, bestätigen sie mit „Ja“.

Schritt 8: Datenbank erneut sichern.

Schritt 9: Inventurfehler suchen

Dieser Schritt bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell und effektiv nach Fehlern in Ihrer Inventur zu suchen und sie gleichzeitig zu beseitigen.

a) Menge > 100 (Menge größer als 100 erfasst)

Dieser Button stellt ihnen die Funktion zur Verfügung nach versehentlichen erfassten ISBN-Nummern als Menge zu suchen, um somit eine korrekte Inventurmenge zu gewährleisten.

b) Menge <0 (Menge kleiner als 0 erfasst)

Mit diesem Button, lässt sich ermitteln, ob fälschlicherweise eine Menge erfasst wurde mit einem negativem Vorzeichen

c) VK <= 0 (VK kleiner gleich 0 erfasst)

Hiermit können Sie feststellen, ob Sie Artikel erfasst haben, deren VK-Preis negativ bzw. mit Null versorgt wurde.

d) VK > 100 (VK größer als 100 erfasst)

Diese Option stellt fest, ob sie als VK-Preis evtl. eine ISBN-Nummer eingescannt bzw. eingetragen haben oder einen zu hohen Wert eingetragen haben.

Inventur Abschluss

Schritt 10:Inventur übernehmen

Mit diesem Schritt werden Ihre erfassten Bestände als aktueller Bestand in das System übernommen.

Und damit wäre die Inventur fast abgeschlossen.

Klicken Sie daher auf den Button „Inv. übernehmen“, um diesen Durchlauf ermöglichen zu können.

Nachdem Sie den Button betätigt haben, erscheint ein Fenster, wo Sie gefragt werden, ob Sie die Bestände als Absolutbestände eintragen, Bestände nicht als Absolutbestände eintragen oder Ihre Inventurübernahme abbrechen möchten.

Schritt 11:Inventurlisten drucken

Hier drucken Sie die gewünschten Listen aus. Die wichtigsten Listen sind schon als Menüpunkte für Sie aufgelistet und druckbereit.

a) Inventurdifferenzliste

Die Inventurdifferenzliste kann Ihnen deutlich vorzeigen, welche Artikel zur vorhergehenden Inventur einen erhöhten oder verminderten Bestand aufweisen.

Die Option „Mit Artikeldetails“ bearbeitet die Liste so, dass entweder jeder Artikel mit Bestand und Betrag angezeigt oder nur der Enddifferenzbetrag ausgegeben wird.

ACHTUNG: Das Erzeugen der Inventurdifferenzliste kann je nach Umfang und Leistungsfähigkeit des Computers bis zu 2 Stunden dauern und kann zwischendurch nicht abgebrochen werden!

!!! Bitte planen Sie dieses Zeitfenster bei Ihrer Inventur mit ein!!!

Optional: Bestandsänderungen zum Stichtag berechnen

Aktivieren Sie diese Option, um mögliche Bestandsänderung seit der letzten Sicherung der Datenbank bis zum Stichtag der Inventur berechnen zu lassen.

Vorsicht! Nur in Absprache mit dem Support von 4BIT diesen Haken setzen!

b) Inventurbestandsliste

Die Inventurbestandsliste listet Ihnen alle erfassten Artikel mit Bestand, Einzelwert, Gesamtwert und dem letzten EK-Datum auf, die je nach Wahl dann mit oder ohne Artikeldetails ausgegeben werden.

Hierbei können Sie entscheiden, ob Sie die Liste mit Zusammenfassung oder ohne jegliche Zusammenfassung ausgedruckt haben möchten.

c) Diverse Listen

Wenn Sie eine gesonderte Sortierung einer beliebigen Liste haben möchten, dann gehen Sie auf den Button „Diverse Listen“.

Hier werden Die entsprechenden Daten Ihrer Artikel eingetragen.

Der Button „Listenauswahl“ bietet Ihnen die Möglichkeit, weitere Listen wie: Kurzliste, Kassenliste, Buchkarte, EK-Liste, etc. zu verfassen. Zudem können Sie bestimmte Eingrenzungen durchsetzen.

Wenn alle Daten eingetragen sind, können Sie den Durchgang mit dem Button „Speichern“ abspeichern oder den Durchgang löschen, mit dem Button „Löschen“.

Hier bietet sich auch wieder die Möglichkeit zur Vorschau und der Ausdruck der diversen Liste.

d) Negative Bestände Checken

Die negativen Artikelbestände können unter der Vorschauliste angeschaut werden, diese Bestände werden auf 0 gesetzt und somit abgezogen in der Artikelbestandsliste.

Aktualisiert am 28. Februar 2022

SchlagwörterEinstellungen Inventur Listen

Was this article helpful?

Ja Nein

Keine passende Lösung gefunden?

Senden Sie uns Ihre Frage und Wir nehmen diese schnellstmöglich in Unseren Hilfe Center mit auf.

Frage an 4BIT senden