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Inventur mit LiBraS

1. Start / Einstellungen

Basisdaten → Sortiment→ Sonderdienste→ Inventurdaten erfassen

 

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Schritt 1: Leitfaden durchlesen
Sie sollten sich diesen Leitfaden aufmerksam durchlesen, indem Sie auf den „Hilfe – Link“ klicken, um die einzelnen Funktionen des Programms besser zu verstehen und um einen reibungslosen und von Fehlern befreiten Ablauf zu gewährleisten.
 
 
Schritt 2: Datenbank sichern
Es ist außerordentlich wichtig, die Datenbank vor jeder Inventur zu sichern. Komplikationen oder Fehler während der Inventur führen so nicht zum kompletten Verlust der Bestandsdaten. Die Funktion des Programms erledigt dies automatisch für Sie ohne großen Aufwand.
 
Schritt 3: Abholfach bereinigen

Abholfach anzeigen

Klicken Sie auf den Button „Abholfach anzeigen“ können Sie eine Liste mit allen Artikeln im Abholfach erstellen und zudem kontrollieren, ob der Artikel sich überhaupt im Abholfach befindet.
 
Auch können Sie nach einzelnen Kunden und den jeweiligen Artikeln suchen und den Status der Reservierungen frei entscheiden.
 
Zudem ist die Liste in verschiedene Kategorien eingeteilt, sodass Sie sich einen besseren Überblick erschaffen können:
 
  • Reservier.nr. / Lfd.Nr.
  • ISBN / EAN
  • Matchcode
  • Kunde
 
 
 
Liste Abholfach
Durch den Button „Liste Abholfach“ , erscheint eine Liste aller Artikel im Abholfach.
 
 

Reservierungen bearb.

Hier können Sie alle Reservierungen der Kunden pflegen.

Wenn einige Artikel nicht im Abholfach gefunden wurden, aber dafür in der Liste zu finden waren, dann müssen Sie die Reservierungen des Artikels mithilfe des Buttons „Reservierungen bearb.“ löschen. Suchen Sie durch die vorhandenen Daten den entsprechenden Artikel heraus und setzen die zugewiesene Menge auf Null.

Das Abholfach ist nun bereinigt und die Liste kann nochmals gedruckt werden.
 
 
 
 
Alle Abholscheine:
Der Button „alle Abholscheine“ zeigt Ihnen alle bisher ausgedruckten Abholscheine an, nach denen Sie durch das Eintragen des Druck- und Bestelldatums suchen können und zudem in den Druckstapel, durch den Button „Übernehmen„, übernehmen können.
 
 
Letzte Abholscheine:
Hier können Sie alle Abholscheine, die Sie in den Druckstapel übernommen haben, anzeigen lassen.
 
 

HINWEIS: Das Abholfach sollte auch außerhalb der Inventur in regelmäßigen Zeitabständen gepflegt und bereinigt werden!

Schritt 4: Inventur starten
 
 1. Mit einem Klick auf den Button „Inventur starten“ öffnet sich zuallererst ein Fenster, in dem Sie „Inventurbestand zurücksetzen“ oder „Nicht zurücksetzen“ auswählen können.
 
 
Zudem können Sie einstellen, ob eine Aufforderung für alle Arbeitsplätze erscheinen soll oder eine Aufforderung immer an einem Rechner fortgeführt werden soll.
 
 
 
Durch die Funktion werden alle vorherigen Inventurbestände gelöscht und die aktuellen Lagerbestände gespeichert.
 
 
VORSICHT: Dieser Vorgang darf nur ein einziges Mal an einem Rechner gestartet werden!
 
 
!!!Startet man die Inventur nochmals, sind alle eingetragenen Inventurbestände gelöscht!!!
 
 

 Lager UGS erzeugen

2. Wenn Sie einen Scanner von Lauer für die Inventur verwenden, können Sie mit einem Klick auf „Lager UGS erzeugen“ die benötigte Datei erzeugen.
 
 
3. Sollten Sie einen Bluetooth-Scanner benutzen, müssen Sie diesen vorbereiten. Dazu führen Sie bitte folgende Schritte aus:
 
– Suchen Sie sich bitte zuerst die Reference Card heraus. Diese wird benötigt, um Ihre Inventur mit dem Bluetooth Scanner erfolgreich durchzuführen.
 
 
Eine Reference Card sieht folgendermaßen aus:
 
scannen
 
 
– Nehmen Sie Ihren Scanner zur Hand und scannen Sie auf der Reference Card den Strichcode über dem „Enable Inventory Mode“ ein.
 
– Ihr Scanner befindet sich nun im Inventurmodus.
 
– Als nächstes scannen Sie das Feld „Clear all Records“ ein.
Hiermit werden alle im Scanner vorhandenen Datensätze gelöscht.
 
– Jetzt können Sie mit dem Einscannen der Artikel beginnen.
 
 
 
Einstellungen für die Inventur
 
Bei diesem Punkt können Sie zusätzliche Meldungen von Ihrem Rechner erhalten, wenn Sie dabei sind, den Scanauftrag durchführen.
 
 
 

  Inventur Bestandsaufnahme

 
 
 
1. Klicken Sie auf den Reiter: „Inventur Bestandsaufnahme“ in der Menüleiste.
 
2.Klicken Sie in das Feld ISBN / EANF/ Artikelnr. (unter dem Mengenfeld).
 
3. Erfassen Sie jetzt Ihre Bücher durch Scannen der ISBN Nummer.
Sollte ein Titel keinen tragbaren Scanner haben, so geben Sie die ISBN Nummer bitte per Hand ein.
 
 
  • Non–Book-Artikel können Sie entweder über das Feld „Matchcode“ oder über die Detailsuche suchen.
  • Die „Anzeigeart“ können Sie frei auswählen.
  • Über das Feld „Erfassung für Lagerort“ können Sie festlegen, ob die Artikel für den Laden, das Abholfach oder das Lager erfasst werden soll.
 
Zudem können Sie durch den Stift-Button, der sich auf der rechten Seite befindet, das Sortiment bearbeiten und weitere Artikel anlegen, speichern, löschen und ausdrucken lassen.
 
 
4. Zusatzfunktionen
Natürlich können Sie auch Ihre soeben erfassten Artikel über die Button ISBN, Titel, Menge, Erfassung (Datum), je nach Belieben aufsteigend oder absteigend sortieren.
 
Die Eingabefelder unter ISBN, Titel und Menge dienen dazu, zu ermitteln, ob Sie einzelne Artikel bereits erfasst haben oder nicht.
 
 
 
 
 
5. Sollten Sie ohne einen tragbaren Scanner Ihre Inventur erfasst haben, können Sie nun mit Schritt 6 Ihre Datenbank sichern und Schritt 7 und 8 überspringen.
 
 

 Inventur Zusatz Funktionen

 
 
 
Schritt 6 : Datenbank erneut sichern
 
Schritt 7: Scanner auslesen / Inventurdateien einlesen
 
Bei diesem Schritt gibt es drei Varianten, die Sie durchführen können:
 
 
a) UGS-Datei einlesen, die vom Scanner direkt erzeugt wurde
 
– Sollten Sie sich zusätzlich noch für den Einsatz eines tragbaren Scanners entschieden haben, nehmen Sie bitte die Bücher mit dem tragbaren Scanner auf.
Eine detaillierte Anweisung liegt dem „Lauer Scanner“ bei.
 
– Lesen Sie den Scanner, wie in der Anleitung der Firma Lauer beschrieben aus.
 
– Verwenden Sie den tragbaren Scanner bereits zum 2. Mal, sollten Sie das Verzeichnis C:\UGS sicherheitshalber löschen. Durch diesen Auslesevorgang wird auf Ihrer Festplatte im Verzeichnis C:\UGS eine Datei angelegt mit der Endung „.UGS“.
 
– Klicken Sie jetzt auf den Button „UGS Einlesen“. Bei diesem Programmteil ist es sehr wichtig, dass Sie mit großer Sorgfalt agieren, da es ansonsten passieren kann, dass Sie Bestände doppelt einlesen.
 
 
 
– Klicken Sie dafür zunächst auf den Button mit den 3 Punkten.
 
– Wählen Sie dann das Verzeichnis „UGS“ auf der Lokalen Festplatte C: Jetzt bitte die UGS-Datei auswählen und dann auf „Öffnen“ klicken.
 
– Setzen Sie einen Haken bei „gescannte Mengen verarbeiten“.
 
– Stellen Sie nun den Erfassungsort der Artikel ein. Erfassungsort  und Abholfach müssen getrennt übergeben werden, da die Abholfachdaten nicht ins Lager gebucht werden dürfen.
 
Alle anderen Haken müssen nicht gesetzt werden.
 
– Klicken Sie dann auf „Start“. Sollte die Frage kommen, ob Sie die Fehlerdatei löschen wollen, bitte mit „JA“ bestätigen!
 
 – Ist das Einlesen beendet, fragt Sie LiBraS, ob die eingelesene UGS-Datei jetzt gelöscht werden soll, dies bitte mit „Nein“ bestätigen.
 
– Haben Sie den Lauerscanner mehrmals ausgelesen, dann sind auch mehrere UGS-Dateien vorhanden.
 
– Beginnen Sie wieder mit der Dateiauswahl, indem Sie auf den Button klicken und den o.g. Vorgang wiederholen.
 
– Sind alle UGS-Dateien eingelesen, dann  klicken Sie auf „Ok“.
 
 

b) Gespeicherte Dateien vom Bluetooth-Scanner einlesen (bessere Variante)

 
Suchen Sie sich bitte zuerst die Reference Card heraus. Diese wird benötigt, um Ihre Inventur mit dem Bluetooth Scanner erfolgreich durchzuführen. Eine Reference Card sieht folgendermaßen aus:
 
 
 scannen
 
 
– Wurden alle Artikel eingescannt, gehen Sie an Ihren PC und öffnen den Arbeitsplatz. Klicken Sie nun auf „Lokaler Datenträger C:\“. Überprüfen Sie zudem, ob bereits ein Ordner namens „UGS“ vorhanden ist.
 
– Ist dieser nicht vorhanden, erstellen Sie mit der rechten Maustaste einen neuen Ordner und benennen ihn „UGS“.
 
– Gehen Sie in den Ordner rein, erstellen dort ein neues Textdokument und benennen dieses „btinventur“ und öffnen Sie es.
 
– Nehmen Sie nun Ihre Reference Card zur Hand und scannen Sie den Strichcode „Transmit all Records“ ein. Nun werden alle gescannten Artikel in das Textdokument übertragen.
 
– Klicken Sie unter dem Bereich: „Bluetooth Scanner“ auf den Button „Datei einlesen“.
 
–  Danach klicken Sie bitte auf den Button
und wählen ihr Verzeichnis mit der eingelesen Datei aus und bestätigen Sie mit „Öffnen“.
 
– Sollten Sie Mengen in den Lauerscanner eingetragen haben, die nicht einzeln eingescannt wurden, dann setzen Sie einen Haken bei „gescannte Menge verarbeiten“.
 
– Klicken Sie nun auf „Start“.
 
– Ist das Einlesen beendet, fragt Sie LiBraS, ob die soeben eingelesene UGS-Datei jetzt gelöscht werden soll, dies bitte mit „Nein“ bestätigen. Sofern mehrere UGS-Dateien vorhanden sind, verfahren Sie mit diesen genauso wie bei der ersten.
 
– Sind anschließend alle Dateien eingelesen, klicken Sie auf „OK“ und die eingescannten Artikel erscheinen in der Inventurmaske.
 
 
 
c) Den Scanner direkt auslesen
 
– Klicken Sie im Bereich Scanner Direkt auslesen auf den Button: „Direkt auslesen“.
– Folgen Sie der Anweisung in dem erscheinenden Textdokument.
– Nach dem Einlesen werden Sie gefragt, ob die erzeugte Datei verarbeitet werden soll, bestätigen Sie mit „Ja“.
 
 
Kommi. übertragen
Hier können Sie die Außenstände vom Kommi.- Tool in die Inventur eintragen.
 
 
Schritt 8: Datenbank erneut sichern.

Hier müssen Sie den Button „Datenbank Sichern“ von Schritt 6 benutzen.

 

Schritt 9: Inventurfehler suchen
Dieser Schritt bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell und effektiv nach Fehlern in Ihrer Inventur zu suchen und sie gleichzeitig zu beseitigen.
 
 
a) Menge > 100  (Menge größer als 100 erfasst)
 
 
 
Dieser Button stellt Ihnen die Funktion zur Verfügung, nach versehentlichen erfassten ISBN-Nummern als Menge zu suchen, um somit eine korrekte Inventurmenge zu gewährleisten.
 
 
b) Menge <0 (Menge kleiner als 0 erfasst)
 
 
Mit diesem Button, lässt sich ermitteln, ob fälschlicherweise eine Menge mit einem negativem Vorzeichen erfasst wurde.
 
c) VK <= 0 (VK kleiner gleich 0 erfasst)
 
 
Hiermit können Sie feststellen, ob Sie Artikel erfasst haben, deren VK-Preis negativ bzw. mit Null versorgt wurde.
 
 
 
d) VK > 100 (VK größer als 100 erfasst)
 
 
Diese Option stellt fest, ob Sie als VK-Preis evtl. eine ISBN-Nummer eingescannt bzw. eingetragen haben oder einen zu hohen Wert.
 

Inventur Abschluss

 
 
Schritt 10:Inventur übernehmen
Mit diesem Schritt werden Ihre erfassten Bestände als aktueller Bestand in das System übernommen.
Und damit wäre die Inventur fast abgeschlossen.
 
Klicken Sie daher auf den Button „Inv. übernehmen“, um diesen Durchlauf ermöglichen zu können.
 
Nachdem Sie den Button betätigt haben, erscheint ein Fenster, wo Sie gefragt werden, ob Sie die Bestände als Absolutbestände eintragen, Bestände nicht als Absolutbestände eintragen oder Ihre Inventurübernahme abbrechen möchten.
 
 
Schritt 11:Inventurlisten drucken
Hier drucken Sie die gewünschten Listen aus. Die wichtigsten Listen sind schon als Menüpunkte für Sie aufgelistet und druckbereit.
 
 
a) Inventurdifferenzliste
 
Die Inventurdifferenzliste kann Ihnen deutlich vorzeigen, welche Artikel zur vorhergehenden Inventur einen erhöhten oder verminderten Bestand aufweisen.
 
 
 
Die Option „Mit Artikeldetails“ bearbeitet die Liste so, dass entweder jeder Artikel mit Bestand und Betrag angezeigt oder nur der Enddifferenzbetrag ausgegeben wird.
 
 

ACHTUNG: Das Erzeugen der Inventurdifferenzliste kann je nach Umfang und Leistungsfähigkeit des Computers bis zu 2 Stunden dauern und kann zwischendurch nicht abgebrochen werden!

!!! Bitte planen Sie dieses Zeitfenster bei Ihrer Inventur mit ein!!!

Optional: Bestandsänderungen zum Stichtag berechnen
 
Aktivieren Sie diese Option, um mögliche Bestandsänderung seit der letzten Sicherung der Datenbank bis zum Stichtag der Inventur berechnen zu lassen.
 
Vorsicht! Nur in Absprache mit dem Support von 4BIT diesen Haken setzen!
 
 
b) Inventurbestandsliste
Die Inventurbestandsliste listet Ihnen alle erfassten Artikel mit Bestand, Einzelwert, Gesamtwert und dem letzten EK-Datum auf, die je nach Wahl dann mit oder ohne Artikeldetails ausgegeben werden.
 
 
Hierbei können Sie entscheiden, ob Sie die Liste mit Zusammenfassung oder ohne jegliche Zusammenfassung ausgedruckt haben möchten.
 
 
c) Diverse Listen
 
Wenn Sie eine gesonderte Sortierung einer beliebigen Liste haben möchten, dann gehen Sie auf den Button „Diverse Listen“.
Hier werden Die entsprechenden Daten Ihrer Artikel eingetragen.
 
 
Der Button „Listenauswahl“ bietet Ihnen die Möglichkeit, weitere Listen wie: Kurzliste, Kassenliste, Buchkarte, EK-Liste, etc. zu verfassen. Zudem können Sie bestimmte Eingrenzungen durchsetzen.
 
 
Wenn alle Daten eingetragen sind, können Sie den Durchgang mit dem Button „Speichern“ abspeichern oder den Durchgang löschen, mit dem Button „Löschen“.
 
 
Hier bietet sich auch wieder die Möglichkeit zur Vorschau und der Ausdruck der diversen Liste.
 
 
 Inventurdifferenzliste

Aktualisiert am 9. Dezember 2020

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