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Leitfaden Inventur mit LiBraS 

Zu Anfang direkt ein paar Antworten auf häufig gestellte Fragen: 

  • Während der Inventuraufnahme werden alle Eingaben ständig direkt gespeichert. Das heißt: während der Inventuraufnahme kann LiBraS geschlossen werden, der Computer kann ausgeschaltet werden – die erfassten Inventurdaten gehen dadurch nicht verloren. 
  • Jeder LiBraS Arbeitsplatz kann zur Inventurerfassung verwendet werden
  • Sie können während der Inventur im Sortiment recherchieren – die Bestände sind allerdings bei Inventurstart auf 0 gesetzt worden. 
  • Sie können während der Inventur unter Sortiment -> Bestandsänderungen die Buchungshistorie einsehen. Was Sie NICHT machen sollten, ist dort eine Bestandsänderung vorzunehmen! 
  • Wir empfehlen nachdrücklich, während der Inventur keine Wareneingänge und keine Warenausgänge (Verkauf/Rechnungslegungen) vorzunehmen. Hierdurch entstehen Fehlerquellen, die bei falscher Handhabung nicht programmseitig abgefangen werden können. 


Die Inventurfunktionen können Sie mit  
Basisdaten → Sortiment → Sonderdienste → Inventurdaten erfassen aufrufen 
Wir haben die Inventurerfassung in 6 Themen aufgeteilt, dargestellt durch die 6 Reiter im Inventur-Fenster: 

  • Vorbereitung 
  • Inventurstart 
  • Erfassung 
  • Dateiimport 
  • Abschluss 
  • Nachbereitung 

Sie können die Themen über diese Reiter aufrufen oder mit den „Weiter“/“Zurück“ Buttons im unteren Teil des Fensters durchblättern. 
Innerhalb des jeweiligen Themas sind jeweils verschiedene Schritte aufgelistet, die Sie wie eine Checkliste durchgehen können. So werden Sie Schritt für Schritt durch die Inventur geleitet.

Inhaltsverzeichnis

1. Vorbereitung


Basisdaten —> Sortiment —> Sonderdienste —> Inventurdaten erfassen

1.1 Inventurleitfaden durchgehen 
Wir versuchen, die Inventur so selbsterklärend wie möglich zu gestalten. Es ist ratsam, diesen Leitfaden vor der Inventur durchzulesen.

1.2 Datenbank sichern 
Dieser Schritt wird Ihnen während der Inventur häufiger unterkommen. Trotz aller Sorgfalt kann es geschehen, dass während der Inventur ein Fehler passiert. Es kann vorkommen, dass bei falscher Handhabung eine Scanner-Datei doppelt eingelesen wird oder während des Programmablaufs unerwartete Fehler auftreten. Um die Inventur in diesem Fall nicht ganz von vorn starten zu müssen, haben wir vor und nach wichtigen Schritten die Aufforderung zur Sicherung der Datenbank eingebaut. 

2. Abholfach vorbereiten/Pflegen

Hier finden Sie die wichtigsten Schritte in Kürze. Falls Sie eine detaillierte Anleitung zur Abholfachpflege benötigen, finden Sie diese HIER .

2.1 Abholfach pflegen
Klicken Sie auf „Abholfach pflegen“.
Die Abholfachpflege wurde grundlegend überarbeitet. Wenn Sie die Abholfachpflege aufrufen, sehen Sie folgendes Fenster: 

2.2 Abholfachpflegen bereinigen
Sie starten die Bereinigung des Abholfachs mit dem Button „Abholfachpflege neu starten“. Dabei werden alle Eingaben geleert und das Abholfach wird neu eingelesen.

2.3 Abholfach Scannen
Als Nächstes scannen Sie das Abholfach ein. Klicken/touchen Sie hierfür in das Eingabefeld unter „Reservierungsnummern einscannen“. Sie können entweder den Abholschein mit einem Scanner in das Abholfach einscannen oder alternativ die 4Scan-APP verwenden. Dafür einfach die Abholscheine mit der 4Scan-App einscannen, die Datei exportieren und in der Abholfachpflege auf „Datei einlesen“ klicken. Die Reservierungsnummern werden dann verarbeitet.

2.4 eingelesene Reservierungen
unter dem Reiter „Eingelesene Reservierungen“ sehen Sie jetzt alle erfassten Reservierungen, die über die Reservierungsnummer erfasst wurden. 

Tipp: Sobald Sie eine Reservierung eingelesen haben, sehen Sie auf der rechten Seite die Informationen zur Reservierung und sehen zusätzlich die letzte Reservierung, die Sie eingelesen haben.

Tipp: Die Liste können Sie auch nach Name, ISBN oder Matchcode filtern. Möchten Sie den Filter wieder entfernen, klicken Sie auf das kleine entfernen Symbol neben dem jeweiligen Filter.

Bestätigung und Pushnachrichten deaktivieren
Optional. Wenn Sie keine Benachrichtigung erhalten wollen aktivieren Sie diese Option.

Warnungen von Lagerbuchungen deaktivieren
Optional. Wenn Sie keine Benachrichtigung erhalten wollen aktivieren Sie diese Option.

2.5 übrige Reservierungen

Nachdem Sie alle Abholscheine eingescannt haben, kann es vorkommen, dass einige Artikel übrig bleiben, die noch nicht eingelesen wurden. Diese nicht eingescannten Artikel finden Sie im Reiter „Übrige Reservierungen“. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Artikel erneut zu überprüfen.

Um Artikel auszuwählen, können Sie die Shift-Taste (Großschreibtaste) gedrückt halten und mehrere Artikel markieren. Anschließend haben Sie zwei Optionen: Sie können die markierten Artikel einlesen, indem Sie auf den Button „Markierte Reservierungen einlesen“ klicken. Alternativ können Sie die Artikel direkt ins Lager buchen, indem Sie den Button „Markierte Reservierungen ins Lager buchen“ anklicken.

2.6 Reservierungen Anzeigen
Optional: Um die kompletten Reservierungen im Abholfach anzuzeigen, können Sie auf den Button „Alle Reservierungen in Abholfach“ klicken/touchen.

Wurden alle Reservierungen eingelesen und die übrig gebliebenen Reservierungen korrigiert, ist die Abholfachpflege beendet. Auf Wunsch können Sie sich noch eine Abholfach-Differenzliste erzeugen lassen.

Ende der Inventur pflege 

3. Inventurstart

3.5 Datenbank sichern
Klicken Sie auf „Datenbank sichern“.

3.6 UGS Datei erzeugen
Erzeugt eine UGS-Datei mit allen Artikeldaten aus LiBraS. Diese wird benötigt, wenn Sie mit einem Lauer Scanner arbeiten.

3.7 Inventur Starten
Starten Sie die Inventur, indem Sie auf den Button „Inventur starten“ klicken. Dadurch wird der Bestand aller Artikel auf „0“ gesetzt und die für die Inventur notwendigen Tabellen in der Datenbank vorbereitet. 

3.8 Abholfach automatisch einlesen 
Wenn Sie mithilfe der Abholfachpflege alle Reservierungen geprüft haben, können Sie mit einem Klick das gesamte Abholfach in den Inventurbestand übernehmen. Voraussetzung ist, dass alle Differenzen in der Abholfachpflege geklärt sind. Falls die Abholfachdaten bereits in den Inventurbestand übernommen sind, erscheint ein Hinweis, und Sie können wählen, ob Sie die vorhandenen Daten verwerfen und das Abholfach neu übernehmen möchten. 

4. Erfassung

Das Fenster zur Inventurerfassung sieht so aus: 

Schritt 4.9 GTIN/ISBN
GTIN/ISBN. In dieses Feld scannen Sie die Artikel. Sie können hier auch LiBraS-Artikelnummern und Abholscheine einscannen. Wenn Sie alles eingescannt haben, klicken Sie auf „Weiter“ oder „Dateiimport“, um mit der Inventur fortzufahren.

Erfassungsort: 
Hier können Sie festlegen, welcher Erfassungsort für die eingelesenen Artikel eingetragen werden soll.
Wichtig: Wählen Sie den Erfassungsort „Abholfach“ aus, werden diese Positionen nicht im System gebucht. Sie dienen lediglich zur Ausweisung der Differenzen auf der Inventurdifferenzliste.

Volltextsuche
Hier können sie auch den Matchcode eingeben, allerdings verlangsamt die Volltextsuche den Eingabevorgang.

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Sie können hier wählen, ob Sie nur die Artikel sehen möchten, die an diesem Arbeitsplatz eingelesen wurden, oder ob Sie auch die an den anderen Arbeitsplätzen erfassten Artikel einsehen möchten. 

  • „Immer Menge 1 eintragen“: Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie jeden Artikel mit Menge 1 erfassen möchten. Das „Menge“ Feld im Eingabebereich wird auf 1 gesetzt und für die Bearbeitung gesperrt. Wenn Sie den Haken wieder entfernen, können Sie erneut andere Mengen in das entsprechende Feld eingeben. 
  • „Mengeneintrag beibehalten“: Falls Sie mehrere Artikel mit immer der gleichen Menge erfassen möchten, können Sie diesen Haken setzen. Dadurch wird der Eintrag im „Menge“-Feld im Erfassungsbereich nicht mehr automatisch auf 1 gesetzt, sondern die eingetragene Menge beibehalten.

Tipp: Sie können auch direkt in den Spaltenüberschriften nach einem Artikel suchen. 

5. Dateiimport

5.10 Datenbank sichern 
Vor dem Einspielen der Scannerdaten sollten Sie die Datenbank erneut sichern. Klicken Sie einfach auf den Button, die Datenbank wird dann automatisch gesichert. 

5.11 Inventurdaten aus anderen Quellen erfassen:  
Sie können Inventurdaten auch aus weiteren Quellen einlesen: 

  • Dateien von der 4Scan App 
  • Scanner von der Firma Lauer erzeugen UGS-Dateien 
  • Sonstige Bluetooth-Scanner  
  • In Dateien erfasste Inventurdaten 
  1. GANZ NEU: Der Komfort-Dateiimport 
  2. NEUE FEATURES: Scanner-Import/ Dateiimport Expertenmodus

5.12 Datenbank sichern

ACHTUNG: Falls Sie nicht zum ersten Mal mobile Scanner von Fa. Lauer einsetzen, sollten Sie zuerst die Dateien im Verzeichnis C:/UGS löschen, weil dort die durch den Auslesevorgang erzeugten UGS-Dateien gespeichert werden.

6. Der Komfort-Dateiimport 

 Hier machen wir es Ihnen ganz einfach:

6.1 Dateien Ablegen
Legen Sie alle einzulesenden Dateien im KomfortImport-Verzeichnis ab (normalerweise ist das C:\UGS\). Sie können das Verzeichnis einfach mit einem Klick auf das Ordnersymbol in der Zeile „Quellverzeichnis“ im Windows-Explorer öffnen. 
Kompatibel sind sowohl Dateien von der 4Scan App als auch von Lauer-Scannern, sowie Dateien, die durch das Auslesen von Bluetooth-Scannern erzeugt wurden. 

6.2 Einstellungen
Die Einstellungen sind bereits so gewählt, dass sie für die meisten Fälle nicht geändert werden müssen. Der Erfassungsort kann nicht geändert werden. Falls Sie Dateien für einen anderen Erfassungsort als „Laden“ importieren möchten, nutzen Sie bitte den Expertenmodus. AUSNAHME: Reservierungsnummern werden erkannt und die entsprechenden Artikel in den Erfassungsort „Abholfach“ eingetragen. 

6.3 Dateien einlesen
Klicken Sie auf „Dateien einlesen“. 

6.4 Fertig
Fertig.

7. Dateiimport-Expertenmodus

Für den Import von Dateien im Expertenmodus finden Sie hier eine detaillierte Anleitung.

8. Abschluss 

8.13 Inventurdaten prüfen: 
Klicken Sie auf den Button „Ungewöhnliche Eingaben prüfen“. Es öffnet sich ein Fenster mit fünf Übersichten, mit deren Hilfe Sie schnell und effizient Unstimmigkeiten erkennen und noch vor der Übernahme der Inventurdaten beseitigen können. 

In den Tabellen können Sie in den Zeilen rechts klicken, um ISBN/Matchcode/Artikelnummer in die Zwischenablage zu kopieren, den Artikel im Sortiment aufzurufen, oder ISBN/Matchcode per Google zu suchen – besonders praktisch für nicht erkannte Artikel. 
Im oberen Teil des Fensters sehen Sie eine kurze Erklärung, im unteren Bereich befinden sich fünf Reiter mit den Übersichtstabellen: 

  • Nicht erkannte Artikel:  
    Hier sehen Sie die Artikel, die während der Inventur erfasst wurden, aber nicht erkannt werden konnten. In dieser Tabelle können Sie direkt Anpassungen in den Feldern „Menge“, „Matchcode“, „EK“ und „VK“ vornehmen. Die Änderungen werden gespeichert, wenn sie die bearbeitete Zeile verlassen und auch direkt in die Artikelstammdaten übertragen.  

ACHTUNG: Wenn Sie Änderungen in der Tabelle vornehmen, werden die Änderungen gespeichert, wenn Sie die Tabellenzeile verlassen. Die Daten für die Tabelle werden neu geladen, wenn Sie den „Aktualisieren“-Button anklicken oder in eine andere Tabelle wechseln. Dadurch fallen dann die bereits bearbeiteten Daten aus der Tabelle, und Sie sehen nur noch die noch nicht bearbeiteten Daten.

  • Ungewöhnliche Preise: 
    In dieser Tabelle finden Sie die Artikel, deren eingetragene Verkaufspreise kleiner oder gleich 0 € oder größer als 1000 € sind. Sie können hier die Felder „Menge“, „Matchcode“, „EK“ und „VK“ bearbeiten. Die Änderungen werden gespeichert, wenn sie die bearbeitete Zeile verlassen und auch direkt in die Artikelstammdaten übertragen. 
    Wenn der VK angepasst wird, sodass er nicht mehr außerhalb des Bereichs von 0 € bis 1000 € liegt, fällt der Artikel aus dieser Tabelle erst heraus, wenn Sie den „Aktualisieren-Button“ anklicken oder zu einer anderen Tabelle wechseln.
  • Artikel mit großen Mengen
    In dieser Tabelle werden alle Artikel aufgeführt, für die mehr als 100 Stück erfasst wurden. Die Menge können Sie auch über das Eingabefeld „Gesamtmenge >=“ anpassen. Diese Tabelle kann leider nicht direkt bearbeitet werden, Sie können aber parallel das Fenster für die Inventurerfassung öffnen und dort über die Filter die Artikel aufrufen, die einzelnen Erfassungsdaten einsehen und ggf. korrigieren. Danach können Sie über der Tabelle auf den „Aktualisieren“-Button klicken, um die Änderungen in der Tabelle sichtbar zu machen.
  • Inventurdifferenz Vorschau
    Sie können hier schon vor der Inventurübernahme die Differenzen zum Vorinventurbestands einsehen. Manche Differenz lässt sich mithilfe der Buchungshistorie oder dem Inventurerfassungsfenster klären, bevor die Bestände tatsächlich in den Bestand übernommen werden. 

8.14 letzte Sicherung der Datenbank vor Bestandsübernahme 
Sie haben alle Bestände aufgenommen und eventuelle Unstimmigkeiten so weit irgend möglich geklärt. Sie sind auf der Zielgeraden – es fehlt nur noch ein Schritt und die Inventur ist vorbei. Wäre ungünstig, wenn währenddessen der Strom ausfällt. 
Daher ist nun ein guter Zeitpunkt, noch einmal die Datenbank zu sichern. Sie kennen es jetzt ja auswendig: Button klicken, die Datenbank wird dann gesichert. 

8.15 Inventurbestand übernehmen
Dies ist der letzte Schritt der Inventur. Wenn Sie den Button „Inventurbestand übernehmen“ anklicken, werden die bei der Inventur erfassten Daten in die aktuellen Bestände übertragen. Dies kann auf zwei verschiedene Weisen erfolgen:

  • Die erfassten Inventurbestände verbuchen und die während der Inventur erfolgten Buchungen im Bestand beibehalten.
  • Die während der Inventur erfolgten Buchungen wieder auf 0 setzen und nur die während der Inventur erfassten Bestände eintragen (Absolute Bestände eintragen).

Die Frage, welche Methode Sie anwenden möchten, stellt LiBraS nur, wenn im System (Negativ-) Bestände vorhanden sind. Sollte Ihnen diese Frage also niemals unterkommen, haben Sie auf alle Fälle alles richtig gemacht.

ACHTUNG: Wenn Sie die Methode der absoluten Bestände wählen, besteht die Gefahr, dass Sie bereits eingelesene Inventurdaten wieder auf 0 setzen.
Im Normalfall möchten Sie nur Bestände zu buchen, denn bei Inventurstart sind die Bestände auf 0 gesetzt worden und während der Inventur hat es ja sonst keine Buchungen gegeben. 

In jedem Fall ist für alle Artikel anhand der Buchungshistorie nachvollziehbar, welche Buchungen vorgenommen wurden.

Mit der ersten Datenübernahme gilt die Inventur für das Programm als abgeschlossen. Sie können trotzdem weiterhin Artikel über die Erfassung und die Importfunktionen einlesen und mit „Inventurbestände übernehmen“ zur aktuellen Inventur hinzubuchen.
BITTE STARTEN SIE NICHT DIE INVENTUR NEU (Es sei denn, sie möchten ALLES neu erfassen, also hoffentlich erst in einem Jahr…).

Herzlichen Glückwunsch – die Inventur ist geschafft!

8.16. Datenbank sichern
Nachdem alles fertig ist, sollten Sie noch einmal die Datenbank sichern. Klicken Sie den „Datenbank sichern“ Button, wählen Sie den Speicherort. Warten Sie, bis die Sicherung abgeschlossen ist.

17. Berechnung des Inventurbestands zum Stichtag
Diese Funktion sollten Sie nur nach Rücksprache mit 4Bit verwenden. Im Normalfall benötigen sie diese nicht. Anhand der Bestandsbuchungen wird der Inventurbestand für den Stichtag berechnet.

9. Nachbereitung

Inventurdaten ausdrucken

Sie können nun die aktuelle Inventurbestandsliste ausdrucken. Wir ermöglichen Ihnen hier, sich die Liste gruppiert nach Einkaufsjahr oder ohne Gruppierung zu drucken, in der Vorschau zu öffnen oder als PDF-Datei zu speichern.

Nachdem die Inventur abgeschlossen ist, möchten Sie eventuell noch weitere Auswertungen vornehmen. Wir ermöglichen Ihnen hier, mit einem Klick die Inventurdifferenzliste zu erstellen und einen schnellen Zugriff auf Listen, für die Sie eigene Eingrenzungen erstellen und speichern können. Der Button „Diverse Listen“ ruft dasselbe Fenster auf, das Sie auch über
Basisdaten → Sortiment → Diverse Listen aufrufen können.

Zu Guter Letzt

Wenn Sie das Inventurfenster schließen, wird geprüft, ob es noch nicht übernommene Erfassungsdaten gibt. Falls welche vorhanden sind, macht LiBraS Sie darauf aufmerksam.

Bis nächstes Jahr!

10. Weiteres zur Inventur

Die 4-Scan App

Die 4Scan App haben wir ursprünglich entwickelt, um die Inventuraufnahme zu erleichtern, doch unsere Kunden haben auch schon selbst weitere Einsatzgebiete erschlossen. Sie ist ein effektives Werkzeug, um mit dem Smartphone Barcodes zu erfassen und als Datei zu speichern oder per Mail zu versenden, um sie dann in LiBraS einzulesen.
Im Tandem mit dem Komfortdateiimport können Sie hiermit schnell und einfach Ihren Warenbestand erfassen und für die Inventur importieren:
4Scan ermöglicht, die Datei auf dem Handy zu speichern – damit können Sie cloudbasierte Dienste wie Dropbox verwenden, um die Dateien auf Ihren Rechner zu übertragen – oder per Mail zu versenden.
Wenn Sie den Komfortimport nutzen, dann brauchen Sie nur noch die Dateien in einen bestimmten Ordner zu verschieben und einen Button anzuklicken – der Import aller Dateien wird dann automatisch durchgeführt.
Mehr dazu unter dem Schritt „Komfortdateiimport“.

Permanente Inventur

Falls Sie die permanente Inventur durchführen dürfen, haben Sie es besonders leicht:
Führen Sie nach Möglichkeit die Abholfachpflege unter Schritt 3 durch, damit das Abholfach bereinigt ist.
Führen Sie die Datenbanksicherung unter dem Reiter Inventurstart durch.
Starten Sie die Inventur (Schritt 7). Sie werden gefragt, ob Sie den gesamten Bestand übernehmen möchten, dann werden Sie gefragt, ob Sie das Abholfach übernehmen möchten. Fertig, Sie können sich aus dem Reiter „Nachbereitung“ die Inventurdaten ausgeben lassen.

N.B.: Optional können Sie zusätzlich weitere Artikel über die Erfassung eintragen – dann müssen Sie aber auch den Schritt 15: „Inventurbestand übernehmen“ ausführen.

Aktualisiert am 29. Dezember 2023
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