Abholfach vorbereiten
Schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Wenn das Abholfach bereinigt ist, können Sie während der Inventurerfassung einfach alle im Abholfach gebuchten Artikel automatisch in die Inventurerfassung übertragen.
Sie starten die Bereinigung des Abholfachs mit dem Button „Abholfachpflege neu starten“.
Wir empfehlen, die Abholfachpflege in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Wenn Sie einen neuen Durchgang der Abholfachpflege starten möchten, klicken Sie auf „Abholfachpflege neu starten“. Die Tabelle mit den geprüften Reservierungen wird nach einer Sicherheitsabfrage geleert und Sie können die Abholfachpflege beginnen.
Falls Sie das Abholfach lieber anhand einer Liste auf Papier kontrollieren möchte, können Sie mit „Abholfachliste drucken“ die nach Kundennamen geordnete Liste der Reservierungen ausdrucken.
In der Mitte ist das Eingabefeld, in welches Sie die Abholscheine einscannen können. Dieses Feld akzeptiert Reservierungsnummern, ISBN und Artikelnummern. Bei ISBN oder Artikelnummern ist manchmal keine eindeutige Zuordnung möglich – In diesem Fall werden Sie gefragt, welche Reservierung Sie verarbeiten möchten.
Hinter „Reservierungsnummer“ werden Warnmeldungen angezeigt, falls eine Eingabe nicht verarbeitet werden konnte.
Je nach Warnmeldung sollten Sie prüfen, ob die betreffende Reservierung in der Liste aller Reservierungen vorkommt. Falls nicht, sollten Sie sich die entsprechende Reservierung beim Kunden und/oder die Buchungshistorie des Artikels ansehen. Möglicherweise ist die Reservierung bereits abgeholt, aber der Abholschein wurde eventuell doppelt ausgedruckt.
Alternativ können Sie auch mit „Datei einlesen“ auch eingescannte Reservierungsnummern verarbeiten. Einfach die Abholscheine mit der 4Scan-App einscannen und einlesen.
Leider ist es hier nicht möglich ISBN oder Artikelnummern zu verarbeiten – wenn Sie also ohne Abholscheine arbeiten müssen Sie entweder die manuelle Eingabe verwenden oder mit den Tabellen arbeiten.
Unten befinden sich drei Reiter:
- Überprüfte Reservierungen
- noch nicht geprüfte Reservierungen
- die komplette Liste aller aktueller Reservierungen
Um bestimmte Reservierungen zu finden, können Sie die Listen mit Hilfe der Filter über Kundenname, ISBN und Matchcode eingrenzen.
Oberhalb der Filter haben sie in den Listen mit den eingelesenen Reservierungen und den ungeprüften Reservierungen zwei Buttons: Der erste Button („markierte Reservierung aus dieser Liste entfernen“/“markierte Reservierung einlesen“) dient dazu, Einträge zwischen diesen beiden Listen zu verschieben. Mit dem zweiten Button können Sie Reservierungen aus dem Abholfach entfernen und ans Lager buchen. In diesen Tabellen können sie auch mit Strg + linker Mausklick weitere Einträge selektieren und verarbeiten.
In den Tabellen können Sie auch auf einen Eintrag rechts klicken. Sie bekommen dann ein Kontextmenü angezeigt, darin haben Sie Optionen, den oder die selektierten Einträge ans Lager zu buchen, zu löschen, zwischen den Listen zu verschieben oder sich den Kunden in der Kundenverwaltung bzw. den Artikel in der Sortimentsmaske anzeigen zu lassen.
Rechts neben den Tabellen befindet sich ein Informationsfeld, in dem je nach aktuell ausgewählter Tabelle verschiedene Informationen angezeigt werden. Für die eingelesenen Reservierungen wird der zuletzt eingelesene Artikel angezeigt, für die anderen Tabellen werden Informationen zum jeweils aktuell ausgewählten Eintrag angezeigt.
Finden Sie im Abholfach Artikel ohne Abholschein, sollten Sie prüfen, ob eine Reservierung für den Artikel vorliegt. Wenn ja, dann sollten Sie den Abholschein ausdrucken, damit der Artikel bei Abholung auch korrekt ausgebucht wird. Wenn nicht, dann sollten Sie eine Reservierung dafür anlegen, damit Sie das Buch nicht gegebenenfalls vergeblich für einen anderen Kunden suchen, weil der Lagerbestand ja (mindestens) einen Lagerbestand von 1 anzeigt. Möchten Sie keine Reservierung anlegen, dann müssen Sie zumindest im Falle der Inventur daran denken, den Artikel trotzdem manuell zu erfassen.
Haben Sie alle Artikel, die sich im Abholfach befinden, eingelesen, sollte die Liste der „übrigen Reservierungen“ leer sein.
Sollten sich dort noch Einträge befinden, müssen Sie diese überprüfen. Unten befinden sich 2 Buttons, mit deren Hilfe Sie sich die Differenzliste für das Abholfach in der Vorschau ansehen oder auch direkt ausdrucken können. Schauen Sie sich die Buchungshistorie und die Reservierung in der Kundenmaske an. Möglicherweise ist das Buch abgeholt worden, aber es wurde statt der Reservierungsnummer der Barcode des Buches abgescannt. Manchmal wurde das betreffende Buch bereits remittiert, aber die Reservierung nicht zurückgebucht. Meistens jedenfalls ist es richtig, die betreffende Reservierung ans Lager zu buchen – in jedem Fall hat man dann eine nachvollziehbare Buchung.
Achtung: Über die Kundenmaske können Sie die Reservierung auch löschen, bzw. die Anzahl der im Abholfach befindlichen Artikel/ bestellten Artikel manuell ändern. Dadurch findet im System allerdings keine Buchung statt, sodass alles, was sie dort vornehmen, in Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar ist. Die saubere Variante ist es, immer ans Lager zu buchen und dann eventuell eine Korrekturbuchung zu machen.
Wenn die Liste der übrigen Reservierungen leer ist, ist die Abholfachpflege beendet:
Alle im Abholfach stehenden Reservierungen sind geprüft.
Achtung: Zwischen Inventurstart und erster Inventurbestandsübernahme werden die an das Lager gebuchten Reservierungen sofort wieder ausgebucht, und Sie werden gefragt, ob Sie die Artikel in den Inventurbestand übernehmen wollen.
Wenn Ihnen der Artikel nicht vorliegt, sollten Sie „Nicht in Inventurbestand übernehmen“ auswählen – entweder ist der Artikel im Laden und wird dort in die Inventur aufgenommen, oder er ist nicht da und die Inventurdifferenz wird korrekt ausgewiesen.
Möchten Sie nur die Reservierung löschen und die Artikel in den Inventurbestand aufnehmen, können Sie „In Inventurbestand buchen“ auswählen. Es wird dann automatisch ein Eintrag mit dem Lagerort „Laden“ im Inventurbestand über die Artikel in der Inventurerfassung erzeugt, Sie brauchen die Artikel nicht manuell in die Erfassung einzuscannen.
Abholfachpflege bei Inventur
Wenn Sie die Abholfachpflege für die Inventur durchführen, gibt es einige Besonderheiten zu beachten:
- Am besten führen Sie die Abholfachpflege vor dem eigentlichen Inventurstart durch. Mit Inventurstart werden alle Bestände auf 0 gesetzt, und alle Buchungen, die während der Inventur erfolgen, werden gegebenenfalls bei der Übernahme des Inventurbestands zurückgenommen.
- Wenn Sie bei aktiver Inventur Artikel in der Abholfachpflege ans Lager buchen, werden diese nicht in den Bestand gebucht, sondern Sie werden gefragt, ob Sie die Artikel direkt in die Inventurerfassung eintragen möchten. Sie brauchen diese Artikel dann nicht noch einmal zu erfassen.
- Wenn Sie Artikel ohne Reservierung im Abholfach stehen haben, sollten Sie eine Reservierung anlegen, damit der Artikel sauber aus dem Lager gebucht wird.
- Falls Sie für einige Artikel partout keine Reservierung anlegen möchten:
Denken Sie daran, alle Artikel ohne Reservierung bei der Inventurerfassung für den Erfassungsort „Lager“ aufzunehmen. Der Erfassungsort „Abholfach“ ist nur für Artikel gedacht, die auch im System reserviert sind. - Sie können parallel zur Abholfachpflege bei bereits gestarteter Inventur auch das Fenster für die Inventurbestandsfassung öffnen, damit Sie Artikel im Abholfach ohne Reservierung direkt in die Inventurerfassung einlesen können.
- Falls Sie die Abholfachdaten über den Button „Abholfach übernehmen“ in der Hauptansicht der Inventur in den Inventurbestand übernehmen möchten, sollten Sie jetzt noch nicht die Abholfachpflege neu starten, um die Liste der eingelesenen Reservierungen zu leeren. Diese Liste wird verwendet, um zu prüfen, ob der Abholfachbestand stimmig ist.
- Wenn Sie planen, das Abholfach insgesamt über den Button „Abholfach übernehmen“ in den Inventurbestand zu übernehmen, sollten Sie nach Möglichkeit vorher keine Artikel mit dem Erfassungsort „Abholfach“ in der Inventurerfassung einlesen.
- Wenn bei der Übernahme der Abholfachdaten bereits Artikel für das Abholfach vorhanden sind, erscheint eine Warnung. Dies dient dazu, eine doppelte Übernahme der gesamten Abholfachdaten zu verhindern oder schnell zu korrigieren. Bei Löschung der vorhandenen Abholfachdaten aus dem Inventurbestand werden manuell erfasste Daten nicht gelöscht.